Das Postfach sortiert sich selbst
Wie wir Anfragen, Belege und Newsletter automatisch an den richtigen Platz steuern und nichts mehr untergeht.
Das allgemeine info@-Postfach ist in vielen Unternehmen ein schwarzes Loch. Mails bleiben liegen, werden doppelt beantwortet oder wichtige Anfragen gehen zwischen Newslettern und Spam unter. Das kostet nicht nur Zeit, sondern bares Geld.
Die KI als digitaler Empfangschef
Wir haben diesen Prozess bei uns und unseren Kunden komplett automatisiert. Jede eingehende E-Mail durchläuft eine unsichtbare KI-Prüfung, bevor sie überhaupt im Posteingang eines Mitarbeiters landet.
So funktioniert der Ablauf:
- Klassifizierung: Ist es eine Rechnung, eine Support-Anfrage, eine Bewerbung oder Spam? Die KI erkennt den Kontext zuverlässig.
- Datenextraktion: Bei einer Anfrage werden Name, Firma und das eigentliche Problem extrahiert und direkt ins CRM-System übertragen.
- Routing: Die Mail wird automatisch dem richtigen Mitarbeiter zugewiesen. Rechnungen gehen direkt in die Buchhaltung.
- Zusammenfassung: Bei langen E-Mail-Verläufen generiert die KI eine kurze Zusammenfassung (3 Bulletpoints) für den Mitarbeiter, damit dieser sofort weiß, worum es geht.
Das Ergebnis
Unsere Kunden berichten von einer Zeitersparnis von bis zu 2 Stunden pro Tag und Mitarbeiter. Niemand muss mehr Mails sortieren. Das Team kann sich voll auf die eigentliche Arbeit und die Beantwortung der Anfragen konzentrieren.
Und das Beste: Da wir DSGVO-konforme KI-Modelle nutzen, bleiben alle Kundendaten absolut sicher.
Verwandte Artikel
Klingt nach genau dem, was dir fehlt?
Lass uns in 30 Minuten herausfinden, wo KI in deinem Betrieb am schnellsten Zeit spart. Kostenlos und unverbindlich.